Wanneer moet ik dan mijn blog schrijven en mijn nieuwsbrief klaarzetten? Daar heb ik toch helemaal geen tijd voor!
Mijn agenda is vol en toch móet dat ook echt gebeuren. Stel je voor dat ik het er ergens tussen prop en ik heb geen inspiratie? Wat als er iets belangrijks tussendoor komt? Hoe ga ik dat in hemelsnaam voor elkaar krijgen? Pfff, wat een onrust.
Zo had het kunnen gaan. Om de veertien dagen publiceer ik mijn nieuwsbrief. Aan het begin van de week schrijf ik meestal mijn blog, dan laat ik ‘m even liggen en op woensdag maak ik de nieuwsbrief op en zet ik deze klaar voor verzending.
En dat kan dus deze week niet. Op woensdag zit ik al vroeg in de auto op weg naar Ermelo, om een dag inspiratie op te doen bij mijn favoriete businesscoach Veronique Prins. Vitamine V noemen we dat. Als ik na die dag ’s avonds thuis kom zit ik er vol van en heeft mijn dag niet veel uren meer over. Ruimte om dan te gaan stoeien met mijn nieuwsbrief is er dan niet. Dus ga ik mezelf niet plagen, laat staan frustreren. Ik heb overzicht en creëer rust. En als ik dat kan, kun jij dat ook.
Al jaren hanteer ik de ‘methode’ plannen met gevoel. In de basis geleerd als ‘de activiteitenlijn’ van Antoine van Staveren, als methodiek voor HSP-ers die moeite hebben met van alles moeten en daar heel onrustig van worden, aangevuld met de inzichten van Tony Crabbe*, en een beetje van mezelf.
Toevallig (waarschijnlijk niet) is dit in coachsessies met mijn klanten de afgelopen weken ook meerdere malen aan de orde gekomen. Eén van deze klanten zei: ‘dat is echt heel helpend, schrijf daar eens een blog over, ik weet zeker dat veel mensen er iets aan hebben. Dank je voor de tip J.
Zodoende dus. Een heel praktisch en toepasbaar artikel dus om de regie over je planning te houden en te voorkomen dat jouw agenda bepaalt en je altijd achter de feiten aanloopt. Voor iedereen die moeite heeft met planning, structuur, verzuipt in de to-do lijstjes, niet aan zichzelf toe komt of last heeft van uitstelgedrag.
Weg met die to-do lijstjes, maar pak ze er eerst wel even bij 😉
Hoe doe je dat nou, dat plannen met gevoel?
Je kunt onderstaande stappen doorlezen en ‘vanaf nu’ zo gaan werken. Nog effectiever is het om het meteen grondig aan te pakken. Zet dan een kruis door het eerstvolgende vrije dagdeel in je agenda en ga met onderstaande stappen aan de slag.
Heb je een to-do lijst? Of misschien meerdere, bijvoorbeeld voor werk en privé? En een agenda? Pak alles er om te beginnen bij. Heb je het niet op papier of digitaal, maar in je hoofd? Dan beginnen we daar. Dan gaat het je helemaal lucht geven!
Neem een flinke stapel post-it briefjes. Schrijf alle to-do’s die in je hoofd zitten, op lijstjes staan of in je agenda op een post it. Voor elke (terugkerende) activiteit, elke afspraak, elke taak, elke klus een afzonderlijk post-it blaadje. Mogelijk ben je daar best even mee bezig.
Heb je écht alles opgeschreven? Overzie dan jouw post-its en ervaar wat het met je doet om dit onder ogen te zien. Welk gevoel roept het bij je op? Ontstaat er een neiging? Krijg je een inzicht? Word je daarvan bewust.
De gevoelsweergave
Stel je dan een denkbeeldige lijn voor van enkele meters. Ga aan het begin van die lijn staan. Pak in willekeurige volgorde één voor één een post-it. Geef elk blaadje een plek op de lijn voor je; de activiteiten die je gevoelsmatig als leuk of prettig ervaart dichtbij, en verder weg naarmate je de activiteit vervelender vindt. Dus wat het verst weg ligt is het minst leuk. Het gaat écht om je gevoel; het deel in jou dat mogelijk nu sputtert ‘ja maar, sommige dingen moeten nu eenmaal’; dat deel komt zo aan bod.
Even een check tussendoor: heb je ook een post-it waar iets op staat als ‘tijd voor mezelf’, ‘lummeltijd’ of ‘niks hoeven’? Zo nee, schrijf deze alsnog op en geef ook dit briefje een plek op de lijn.
Overzie dan jouw activiteitenlijn in de gevoelsweergave en onderzoek wat het met je doet. Valt er iets op? Welk type activiteiten ligt dichtbij en wat ligt verder weg? Geeft dit inzichten?
Nummer dan met een gekleurde stift de briefjes; geef het briefje dat het dichtst bij ligt nummer 1 en zo verder, zoveel briefjes als je hebt. Verzamel dan alle briefjes voor de volgende stap.
De prioriteitenweergave
Neem nu weer één voor één elk briefje en geef het een plek op de lijn. Met dit verschil: nu leg je de briefjes in volgorde van prioriteit. Wat het meest urgent is ligt het dichtste bij en de minst belangrijke activiteit is de laatste in de rij.
Overzie nu opnieuw de briefjes. Hoe voelt het nu? Wat valt je op? Welke inzichten geeft dit?
Nummer vervolgens de briefjes met een andere kleur stift; de eerste post-it bij je voeten heeft de hoogste prioriteit en is nummer 1, en zo verder.
Pak dan de briefjes in volgorde van prioriteit; de post-it met nummer 1 komt bovenop de stapel.
Gevoel en prioriteiten in balans?
Wat valt jou op als je jouw gevoelsweergave naast de prioriteitenweergave legt? Zijn er opvallende verschillen in de nummering? Heb jij bijvoorbeeld zo veel urgente zaken die je helemaal niet leuk vindt dat je zelden toekomt aan iets waar je blij van wordt? Of is het bij jou juist andersom? Doe jij eerst de klusjes waar je zin in hebt waardoor je niet toekomt aan wat er toch echt gedaan moet worden? In beide gevallen kun je jezelf de vraag stellen of je dat zo wilt houden.
Kijk ook nog eens kritisch naar jouw prioriteiten; wat is écht urgent? Maak je zaken misschien belangrijker dan ze zijn?
Welke inzichten geeft het jou als je jouw gevoelsweergave en je prioriteitenweergave naast elkaar legt? Neem deze inzichten mee in de volgende stap.
Lang leve de papieren agenda
Voor deze stap, het daadwerkelijk plannen met gevoel, heb je een agenda nodig. Wie mij kent weet dat ik zweer bij een papieren agenda. Die raad ik je dan ook van harte aan. Alles in één oogopslag, en ook nog eens de ruimte om post-it briefjes te plakken voor activiteiten die je nog niet op een precieze datum in kunt of wilt plannen. Ik heb ook klanten die er een groot planbord voor gebruiken, of grote vellen papier aan de muur hangen met een jaaroverzicht. Ontdek wat voor jou het beste werkt.
Effectief plannen = plannen met gevoel
Wanneer heb je ruimte om dat telefoontje te plegen en voelt het ook goed om dat te doen? Hoe lang doe je over die huishoudelijke klus en wanneer past dat voor jou? Wanneer is een goed moment om je te oriënteren op je vakantiebestemming?
Geef nu eerst alle activiteiten in volgorde van prioriteit een plaats in je agenda. In eerste instantie is dit mogelijk een flinke klus, maar als je dit eenmalig doet en deze methode blijft hanteren dan heb je dus een planning die jou rust, ruimte en overzicht geeft. Je komt alles vanzelf tegen in je agenda (die je zelf hebt gemaakt) en daar kun je volledig op bouwen.
Alles wat je nu invalt en waarvan je voorheen dacht ’o, daar moet ik tegen die tijd wel aan denken’ kan dus direct uit je hoofd en extern worden opgeslagen. Kun je je voorstellen hoeveel rust dat geeft?
Tips om je planning in balans te houden
Als je het nu in één keer goed aanpakt heb je misschien op korte termijn wat weg te werken door wat zich tot nu toe heeft opgestapeld. Als er geruimd is ga je merken dat nieuwe activiteiten makkelijker en luchtiger in te plannen zijn. Vergeet alle to-do lijsten en maak geen nieuwe, maar plan ze direct in op de voor jou werkende manier.
Het is van belang om alle activiteiten zo veel mogelijk te noteren. Ook de kleintjes en de terugkerende. Zo staan bijvoorbeeld alle voetbaltrainingen van mijn zoon in mijn agenda, ook al zijn deze al sinds jaar en dag elke week op dezelfde dagen. Lange termijn gebeurtenissen of activiteiten die je nu nog niet exact kunt plannen deel je in met memobriefjes die je later definitief maakt. Zo verwijder je activiteiten uit je hoofd (je interne opslagruimte) en maak je gebruik van een ‘externe harde schijf’; je agenda. Alles wat je nu invalt of wat nu op je pad komt waarvan je voorheen dacht ’o, daar moet ik tegen die tijd wel aan denken’ kan dus direct uit je hoofd en extern worden opgeslagen. Kun je je voorstellen hoeveel rust dat geeft?
Vergeet niet de benodigde tijd voor jezelf, die je gemiddeld voelt per dag voor jezelf nodig te hebben, in te plannen.
- Vraag je bij elke nieuwe activiteit af hoeveel tijd het je ongeveer gaat kosten. Kan ik het in één keer of mag ik meerdere keren gaan plannen? Als je bijvoorbeeld een fietsband gaat repareren kijk je eerst hoeveel tijd je daarvoor ongeveer nodig hebt. Neem een ruime tijdseenheid zodat je niet krap komt te zitten. Zo vermijd je onnodige spanning en blijf je meer in het moment. Ook ben je dan meer ontspannen bezig in het betreffende moment met je activiteit.
2. Als je weet hoeveel tijd het ongeveer kost ga je kijken op welke dag je gevoel aangeeft dat te gaan doen. Is de prioriteit hoog, kijk dan naar een korte termijn datum. Is de prioriteit laag, kijk dan naar een andere datum die je geschikt vindt op basis van je gevoel. Waak er voor dat de totale dag in balans blijft.
3.Bekijk de dag die je voor ogen hebt nadat je de tijd en de prioriteit hebt beoordeeld. Belangrijk is de dag te bekijken met als uitgangspunt tijd voor jezelf! Dit staat lijnrecht tegenover de ‘normale’ manier van plannen, waarin voor veel mensen de ‘tijd voor mezelf’ het sluitstuk vormt. Hoeveel tijd heb ik deze dag voor mezelf gemiddeld nodig? Plan vervolgens deze activiteit in. Kies daarvoor het dagdeel of tijdblok uit en noteer dat er bij.
4. Eenmaal gepland voel je hoe de dag aanvoelt. Kan er nog een activiteit bij, of voelt dat niet goed? Een kleine activiteit misschien? Let dus op je gevoel en plan op deze manier activiteit voor activiteit.
5. Er kunnen zich natuurlijk onvoorziene omstandigheden voordoen. Vertrouw erop dat wanneer jouw planning in balans is je ook de veerkracht hebt om op het moment dat zich iets aandient rustig te blijven en de prioriteiten te stellen.
Zo geschiedt het dat ik volkomen ontspannen dit blog zit te schrijven. Zelfs een dag eerder dan ik gepland had. Geeft me morgen dus ook nog eens extra tijd. Die ik in alle vrijheid in kan vullen.
Geen vrijheid zonder structuur. Deze quote heb ik van de eerdergenoemde Veronique Prins. Zelf je structuur aanbrengen geeft juist de vrijheid. En rust in je hoofd, is mijn aanvulling daarop.
Ik deel dit met je omdat het werkt. Het werkt voor mij en het werkt voor mijn klanten. Het werkt ook voor jou. Doe er je voordeel mee.
Mocht je in het toepassen van deze methodiek iets tegenkomen waardoor het voor jou nog niet werkt, laat me je dan helpen. Je bent van harte welkom voor een gratis sessie. Via deze link maak je snel en eenvoudig een afspraak. Kun je die meteen in je agenda plannen.
0 Reacties